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Assistant to the Executive Director / Receptionist (M/F)

Assistant to the Executive Director / Receptionist (M/F)- Maternity leave replacement

The European Union - Latin America and Caribbean Foundation (EU-LAC Foundation) is a foundation of intergovernmental nature. It aims to strengthen the economic, cultural, political and scientific cooperation between the European Union, Latin America and the Caribbean.  The Heads of Government of the 61 States of the two regions concluded the creation of the Foundation at the VI. EU Latin America Summit in 2010 in Madrid. Since 2010, the Foundation is located in the free and hanseatic city of Hamburg. This year, the foundation is expected to be transformed into an international organization.

Starting from 02.07.2018, the Foundation is looking for an Assistant to the Executive Director/Receptionist (M/F). Due to maternity leave, the contract is limited to a period of 1 year.

Tasks:

  • Assisting the Executive Director in administering her correspondence and contacts, including preparing letters and forms, based on drafts and corrected copies and handling them according to the Executive Director´s instructions
  • Coordination of the Executive Director´s agenda as well as her national and international travels in cooperation with the Administration Department
  • Administering the Foundation´s incoming and outgoing mail correspondence
  • Preparing meetings on the Foundation´s premises (logistics) and providing general information to inquiries
  • Attendance of phone calls and other duties to ensure and support the work of the Foundation
  • Serve as a contact for German providers and institutions
  • Creation of statistics and reports as input for the Foundations reporting
  • Contact person for customers and colleagues

Qualifications:

  • Degree (foreign language secretary, translator or equivalent)
  • Minimum of 3 years experience preferably in the public sector or in foreign representations or foundations
  • Excellent knowledge of German, English and Spanish (written and spoken)
  • Knowledge of other EU or Latinamerican languages is an advantage
  • Advanced computer skills (particularly MAC-OS and Office)
  • High degree of flexibility, discretion and resilience as well as communication and teamwork skills

What we offer:

  • Demanding and versatile work
  • Dynamic and exciting work environment
  • Fixed working hours
  • Performance related renumeration
  • Above average amount of holiday days
  • An attractive workplace in the heart of Hamburg

Please send us your application in Spanish or English to the Executive Director including the expectation for the salary and with the commonly requested documents to reception@eulacfoundation.org until the 4th of May 2018.

Please take into consideration that only shortlisted candidates will be informed about the status of their application.


Assistent der Geschäftsführenden Direktorin/ Empfangsmitarbeiter (M/W)

Die EU-Lateinamerika/Karibik-Stiftung (EU-LAC Stiftung) ist eine Stiftung der besonderen Art.  Sie hat zum Ziel die wirtschaftliche, kulturelle, politische und wissenschaftliche Zusammenarbeit zwischen der Europäischen Union, Lateinamerika und der Karibik zu stärken. Sie wurde auf dem VI. EU-Lateinamerika-Gipfel 2010 in Madrid von den Regierungschefs der 61 Ländern der beiden Regionen gegründet und hat seit 2011 ihren festen Standort in der Freien und Hansestadt Hamburg. Dieses Jahr soll die Stiftung zu in einer Internationalen Organisation umgewandelt werden.

Zum 02.07.2018 suchen wir einen Assistenten der geschäftsführenden Direktorin/ Empfangsmitarbeiter (M/W). Die Stelle ist wegen Elternzeit auf 1 Jahr befristet. 

Ihre Aufgaben:

  • Assistenz der geschäftsfährenden Direktorin für die Verwaltung der Korrespondenz und Kontaktpflege, inklusive  der Registrierung und Vorbereitung von Briefen, Formularen, basierend auf Vorlagen und korrigierten Kopien und Abwicklung nach entsprechenden Anweisungen. 
  • Agenda -Koordination inklusive Termine im In- und Ausland sowie Geschäftsreisen in Zusammenarbeit mit der Stiftungsverwaltung
  • Verwalten des  Post- bzw. Email- Verkehrs der Stiftung
  • Vorbereitung und Organisation von Meetings in den Räumlichkeiten der Stiftung und Beantwortung allgemeiner Fragen 
  • Bedienung der Telefonzentrale und die Verwaltung von Anrufen und weiteren Aufgaben, zur Verstärkung des Teams
  • Ansprechpartner für deutschsprachige Anbieter und Einrichtungen
  • Erstellung von Statistiken und Reports als Input für die Berichterstattung der Stiftung
  • Ansprechpartner für Kunden und Kollegen

Ihre Qualifikationen:

  • Abschluss als Fremdsprachensekretär/in, Übersetzer oder vergleichbare Ausbildung
  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung vorzüglich im öffentlichen Bereich bzw. in ausländischen Vertretungen oder Stiftungen
  • Exzellente Deutsch-, Englisch- und Spanischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Kenntnisse anderer EU bzw. lateinamerikanischen Sprachen sind von Vorteil
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse (insb. MAC-OS und Office)
  • Hohes Maß an Flexibilität, Diskretion und Belastbarkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit

Wir bieten Ihnen:

  • Eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit
  • Ein dynamisches und spannendes Arbeitsumfeld
  • Feste Arbeitszeiten
  • Eine leistungsgerechte Vergütung
  • Einen überdurchschnittlichen Anteil an Urlaubstagen
  • Einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung in Spanisch oder Englisch an die geschäftsführende Direktorin mit Eingaben Ihrer Gehaltsvorstellung und mit den üblichen Unterlagen bis zum 04.05.2018 und ausschließlich per Email an reception@eulacfoundation.org. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass lediglich Bewerber in der engeren Auswahl über den Stand ihrer Bewerbung benachrichtig werden.